XONOX.home I EDI-Migrationsbegleitung SAP Business One
EDI – Migrationsbegleitung SAP Business One
Die Firma XONOX.home hat den strategischen Entschluss gefasst auf ein neues ERP-System zu wechseln und hat sich für SAP Business One entschieden. So ein Wechsel beansprucht viele Ressourcen, um die neue Umgebung mit Daten zu füllen, Prozesse abzubilden und natürlich auch bestehende Prozesse zu hinterfragen. Dazu arbeitet die XONOX. home mit dem Dienstleister Unirez IT Technologie und mit der IWOfurn eng zusammen. Gemeinsames Ziel ist es, diese Umstellung so anzugehen, dass der laufende Betrieb nicht gestört wird und die beteiligen Parteien sowie die Kunden keine negativen Auswirkungen erfahren.
Neue Wege gehen – die XONOX.home wechselt mit IWOfurn zu SAP Business One
Die XONOX.home muss alle Geschäftsprozesse neu abbilden und damit unterschiedliche Auftragsarten gemäß der Anforderungen der Kunden, auch wieder über entsprechende Rücknachrichten bestätigen.
Logistische Prozesse müssen richtig integriert und abgebildet werden. Versandmeldungen an Kunden wie auch die Organisation der eigenen Logistik und den physischen Versand der Ware soll vollständig über SAP Business One abgebildet werden. Ebenso betroffen ist die Rechnungsstellung und damit die Prozesse der Buchhaltung. Abläufe und Richtlinien müssen berücksichtigt und integriert werden. Die Übernahme der Aufträge aus dem „Alt-System“ ist wichtig, um buchhalterisch abgeschlossen werden zu können.
Für alle Belegarten müssen die bestehenden Partneranbindungen und die jeweils eingerichteten besonderen Konfigurationen geprüft werden. Alle Belegarten werden zu einem vereinbarten Stichtag von der bisherigen Schnittstelle auf die neue Schnittstelle umgezogen und für die Belange der neuen ERP-Umgebung
SAP Business One nach Abstimmung mit der Unirez IT Technologie GmbH angepasst. Der laufende Betrieb darf durch die Umstellung nicht gestört werden. Nach der Umstellung soll die neue Routine auch für die Anbindung an weitere Partner genutzt werden.
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Umsetzung
Umsetzung
Die IWOfurn einigt sich mit XONOX.home und der Unirez IT Technologie, die Daten über einen FTP auszutauschen, der bei der IWOfurn gehostet wird. Die Abstimmung zum Datentransport sowie einem dedizierten Routing hilft Test-Daten von Produktiv-Daten zu unterscheiden und die Testphase vollständig zu durchlaufen.
Um für die Unirez IT Technologie eine Möglichkeit zu schaffen mit „Echtdaten“ zu testen, wird direkt nach der Einrichtung des Transportwegs eine „Umleitung“ eingerichtet: alle eingehenden Aufträge der Kunden, die heute bereits im Echtbetrieb sind, werden parallel an den FTP gesendet und damit der Unirez IT Technologie für Testzwecke zur Verfügung gestellt. So ist eine kontinuierliche Überprüfung der neuen Schnittstelle anhand echter, aus dem produktiven Betrieb stammender Daten möglich.
Mit dem Service der IWOfurn, die schon in der Testbegleitung und der Einrichtung alle möglichen kundenspezifischen Anpassungen berücksichtigt, werden die Geschäftspartner der XONOX.home nach dem Go-Live keine Veränderung bemerken. Bis zum Echtbetrieb sind ausreichend Tests notwendig. Hierbei wird gemeinsam ein besonderes Augenmerk auf hohe Datenqualität und fehlerfreie Prozesse gelegt.
Ergebnis
Fehlerfreie Daten vom Handel und fehlerfreie Nachrichten an den Handel sind das Ergebnis der guten Zusammenarbeit mit der Unirez IT Technologie und dem Kunden XONOX.home. Die angebundenen Handelspartner haben von der Umstellung nahezu nichts mitbekommen. Die Logistik konnte ebenfalls erfolgreich in SAP Business One integriert werden und die überaus wichtigen parallel laufenden Prozesse haben keine Einbußen erlebt.
Die konkreten Testszenarien und gründlich vorbereitete Testphase haben bewirkt, dass Fehlerquellen sofort bemerkt wurden. Selbst Korrekturen im vermeintlich gut definierten Prozess waren möglich und haben einen reibungslosen Go-Live erzielt.