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Elektronischer Belegdatenaustausch I Einrichtungspartnerring VME

Digitale Rechnungsabwicklung rückt in den Fokus

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung steht beim Einrichtungspartnerring VME GmbH & Co. KG (kurz VME) im Mittelpunkt. Nicht als Selbstzweck, sondern um die Rechnungsprüfungsprozesse der Mitglieder mit exzellenten Daten zu unterstützen. Lesen Sie hier, wie es dem VME gelungen ist, mehr Effizienz und Wirtschaftlichkeit zu schaffen – die Papiermenge drastisch zu reduzieren und die Handlingkosten in der Wertschöpfungskette zu senken.

Automatisierung der Rechnungsabwicklung rückt bei Zentralregulierern in den Fokus

Der VME unterstützt mittelständische und inhabergeführte Möbelfachgeschäfte. Ein wesentlicher Bestandteil dabei ist die Zentralregulierung.

Die manuelle Bearbeitung einer Vielzahl von Papierrechnungen stellte eine Herausforderung dar und führte zu erheblichem Ressourcen- und Zeitaufwand, der sich auf die Qualität und Wirtschaftlichkeit der Prozesse auswirkte. Um diese Situation zu verbessern, wurde die elektronische Rechnungsabwicklung umgesetzt. Dies sollte nicht nur zu einer Reduzierung des Papieraufkommens führen, sondern auch zu Kosteneinsparungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette beitragen.

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Jeton Berisha
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Umsetzung

IWOfurn hat die technischen Voraussetzungen dafür geschaffen, dass Rechnungen, die von Lieferanten in manueller Form an den VME gesendet werden, den VME-Mitgliedern in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden können. So können die Daten fehlerfrei eingelesen und nahtlos in Folgeprozesse integriert werden.

Die Lieferanten der Verbandsmitglieder senden ihre Rechnungen über einen zentralen Kanal an den VME. Die Daten werden unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft und können im EDI-Format gesetzeskonform an den VME übermittelt werden.

Zusätzlich zum EDI-Format erhält der VME die Rechnungen als lesbare PDF-Datei, die zentral archiviert wird.

Ergebnis

Mit der Automatisierung der Rechnungsabwicklung konnte der manuelle Erfassungsaufwand auf ein Minimum reduziert werden. Dies führt zu einer schnelleren und fehlerfreien Verarbeitung der Rechnungen. Auch Fachkräfte konnten entlastet und die Datenqualität deutlich verbessert werden.

Durch die Einsparung von Ressourcen im Bereich Papier, Druck und Porto konnten die Kosten in der gesamten Wertschöpfungskette minimiert werden. Durch die Optimierung der  automatisierten Rechnungsprüfung bei den Händlern kann aus den gewonnenen Positionsdaten ein Mehrwert für alle Beteiligten generiert werden.

Über Einrichtungspartnerring VME

Seit 1964 ist der VME einer der leistungsstärksten und wichtigsten Möbelverbundgruppen in Europa. Er unterstützt Vollsortimenter aller Größen sowie eine Vielzahl von Spezialisten für Massivholz, Polster und Küchenfachmärkte. Der Verbund besteht heute aus rund 200 Gesellschaftern mit ca. 400 angeschlossenen Möbelfachgeschäfte europaweit. Im Jahr 2021 erreichte der VME ein zentralreguliertes Einkaufsvolumen von 1,588 Milliarden Euro. Die Mitglieder profitieren beim VME von erstklassigen Preisen, umfassendem Marketingwissen und einem breiten Angebot von über 1.000 gelisteten Lieferanten.
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